Автоматизация

     Данный раздел посвящён наиболее общим вопросам автоматизации торговли. Он предназначен, в основном, для ознакомления потенциальных пользователей с основными положениями этой непростой области. Дело в том, что при решении конкретной задачи  автоматизации, пользователю необходимо хорошо представлять себе те проблемы, с решением которых он может столкнуться. Бытует мнение, что можно нанять специалистов по автоматизации и заказать им построение системы со словами: "…сделайте мне красиво…", но при таком подходе Вы либо попадаете в финансовую зависимость, либо платите неоправданно завышенную цену. В любом случае Вам придётся плотно взаимодействовать со специалистами, а для того, чтобы правильно задать вопрос, нужно знать большую часть ответа.

     Теперь - подробнее… (в конце статьи даётся разъяснение основных режимов: "onLine", "offLine" и "чековый onLine").

Терминология:
- ПО - программное обеспечение
- ШК - штрих-код
- РШК - расширитель штрих-кода (устройство увеличения базы товаров с привязкой к штрих-коду).

Автоматизация торговли: что это такое?

На данный момент любой продавец контрольно-кассовых машин, а также любой производитель бухгалтерских программ для компьютеров заявляют, что они занимаются автоматизацией торговли. На самом деле каждый человек для себя сам определяет, что подразумевать под автоматизацией торговли, но есть ряд общепринятых направлений автоматизации:

- Автоматизация предпродажной подготовки товаров.
Здесь подразумевается применение системы этикетирования товара, то есть нанесение на товар ценников и штрих-кодов. Для весового товара применяются весы, в которые программируется база товаров, а потом при взвешивании товара вводится его код, и весы печатают готовый ценник-наклейку. Такой подход позволяет избежать установки весов в торговом зале, а также предотвратить обман покупателя путём обвешивания, так как взвешивать товар будет сотрудник магазина, напрямую не связанный с покупателем.

- Автоматизация товароучёта.
Здесь тоже подразумевается применение комплекса этикетирования, но при этом вводится общее количество товара и дата его выпуска. Потом компьютер может показать, когда у какого товара заканчивается срок хранения и его нужно возвращать поставщику или производить уценку.

- Автоматизация складского хозяйства.
Если на складе размещаются различные товары, и их количество постоянно растёт, то приходится не только вводить все эти товары в компьютер, но и с помощью компьютера определять наилучшие положения для вновь прибывающих товаров. Это позволяет быстро найти нужный товар, а также избежать операций перекладывания товара, когда наиболее необходимый товар оказывается за редковостребованным.

- Автоматизация работы кассира-операциониста.
При большом потоке покупателей возрастает число ошибок кассиров, так как им нужно вводить точную сумму каждого товара, а она способна меняться даже в течение дня. Чтобы упростить работу кассира применяются сканеры штрих-кода, которым кассир считывает код товара с этикетки, а кассовая система уже сама определяет цену товара и прочие его параметры. Штрих-код имеет встроенную защиту от искажения, что почти полностью исключает возможность неправильного считывания, а это в свою очередь полностью исключает возможность ошибки кассира. Последнему остаётся только следить за звуком сканера, чтобы не пропустить несчитанный товар, а также правильно проверять сумму денег, предложенную покупателем и обращать внимание на качество предложенных им купюр.

- Автоматизация систем наблюдения и предотвращения краж.
Не секрет, что есть люди, которые не брезгуют тем, что могут незаметно запихать в магазине какой-то товар в карман. Чтобы этого избежать в магазинах ставят камеры видеонаблюдения, и в охране сидят люди, задачей которых является наблюдение за покупателями. К сожалению, даже специалисты не всегда могут вовремя обратить внимание на потенциального нарушителя, особенно когда в магазине много покупателей. Если товар достаточно мелкий и дорогой, то его продают в специальных отделах или на кассах, чтобы покупатель мог брать в руки только уже оплаченный товар. Другим возможным способом предотвращения краж является применение системы кодирования товара специальными метками, которые считываются сканерами, встроенными в выходные из магазина ворота. При оплате на кассе такая метка считывается кассовым аппаратом и отключается. К сожалению, "особо талантливые" покупатели спокойно отдирают от товара такие метки, причём делают это незаметно. Однако применение комплекса из видеонаблюдения, электронного кодирования, а также складывание товара в витрины, которые подают сигнал охране при открытии позволяют вовремя обезвредить нарушителя.

- Автоматизация бухгалтерского учёта.
Любая автоматизация торговли позволяет потом использовать данные о продажах для оформления бухгалтерских документов по ним, что позволяет сократить число бухгалтеров, работающих в фирме, а также сократить время, затрачиваемое бухгалтером на оприходование товара и денег по кассе.

- Планирование продаж товаров.
Следует отметить, что системы товароучёта позволяют не только ускорить выполнение операций, но также собирают информацию о продажах, а это, в свою очередь, позволяет использовать эти данные для аналитического изучения. Такая информация позволяет заказать у поставщика именно то количество товара, которое можно успешно продать без опасения, что истечёт срок хранения, а также получить своевременную информацию, когда со склада необходимо подносить товар в торговый зал. Если у вас продаётся два взаимозаменяемых товара, то можно по времени их продаж оценить, какой товар быстрее разбирается покупателем, и соответственно, предложить покупателю наиболее востребованный товар.

Понятно, что один пункт из этого списка просто невозможен без должной реализации других пунктов. Поэтому мы просто поговорим о различных способах реализации автоматизации.

     Дедушкин метод.

Когда вы начинаете свой вид деятельности, то вы заранее подготавливаете к открытию ассортимент товаров. С течением времени товары начинают продаваться, и у вас возникает желание знать, что именно и когда было продано. Обычно это решается при помощи тетрадки, в которую кассир записывает все проданные им товары. Но у тетради есть основной недостаток - это невозможность сортировки записанной информации. Другими словами, если вы хотите узнать, сколько было продано конкретного товара, то вам приходится листать тетрадь и считать, сколько записей о продаже там присутствует. Это занимает очень много времени. Однако, если отвести каждую страницу тетради под определённые товары, то вы сможете мгновенно узнать, сколько конкретного товара продано, но у вас возникнут трудности с подсчётом количества товаров, проданных за текущий день. Конечно, можно разделить тетрадь на две части и делать две записи о продаже, но это не лучший метод.

Решение проблемы будет использование компьютера. На месте может оставаться та же самая тетрадка, только её содержимое вечером нужно ввести в компьютер. Компьютер может перегруппировывать записи и сортировать их как вам угодно. Поэтому дальнейший анализ и получение информации много времени не займёт. Даже при использовании Excel из распространённого пакета Microsoft Office позволит вам проводить быстрый анализ продаж, и даже готовить информацию для бухгалтерии. Но нужен человек, хорошо знающий компьютер.

     Первые шаги.

Если ваша фирма набрала оборот, и продавцы не успевают записывать товар в тетрадку, а также необходимо знание остатков товара несколько раз в день, то вам приходится задумываться над тем, как избавиться от тетрадки.

Решение простое - надо поставить компьютер, и вносить все продажи в него. В этом случае появляется не только возможность получения информации о продажах в реальном времени, но и возможность автоматического формирования бухгалтерских и сопутствующих документов. Это решение особенно подходит для офисной торговли, когда человек сначала листает прайс лист и осуществляет подбор товара, потом он оплачивает в кассе уже сформированный список, а затем идёт на склад получать оплаченный товар. Компьютеры легко объединяются в сеть, и можно делать несколько рабочих мест по подбору товара клиентам, так как именно на этой стадии тратится больше всего времени. Кассир же вообще освобождается от всякой лишней работы, кроме принятия денег у покупателей и выдачи заранее отпечатанных бухгалтерских документов. Если вы собираете компьютерную сеть, то ни в коем случае нельзя экономить на сервере, так как из-за его сбоев будут простаивать все рабочие места. На прочих рабочих местах можно ставить любые компьютеры, так как всегда можно произвести их оперативную замену, не нарушая работы сети в целом.

     А что же с кассой?

Если вам удалось отделить кассира от обслуживания покупателя, то есть оставить за ним только сами денежные расчёты, это хорошо. Но если при этом всё равно в кассу стоит очередь, то возникает вопрос, а как дальше можно упростить работу кассира. Первое, что приходит в голову - это просто добавить ещё одного кассира. При этом придётся, как минимум, покупать ещё один кассовый аппарат. Теоретически, два кассира могут работать на одном кассовом аппарате, но в этому случае их производительность будет не многим выше, чем у одного кассира. Если же основное время кассир тратит на ввод каких-то данных в компьютер, то эту обязанность спокойно можно переложить на продавца. Если ваш кассовый аппарат подключается к компьютеру, то можно организовать работу так, чтобы кассир вводил какой-то код на кассе, и это автоматически регистрировалось бы в компьютере.

Для этого нужен аппарат, умеющий работать в Online режиме. Код товара, вводимый кассиром, может быть просто номером по порядку с начала дня оплачиваемого заказа. Если ваш аппарат поддерживает режим Чековый-Online, то номер нужно будет набирать на компьютере.

Правда, если вы всё это предвидели раньше, то вы могли бы вместо обычной кассы купить фискальный регистратор. Что это такое? Фискальный регистратор - это специальный принтер, со встроенной внутрь его фискальной памятью. Точнее это кассовый аппарат без клавиатуры, который управляется только командами с компьютера. (На самом деле на фискальном регистраторе есть клавиатура, но на ней, как и на обычном принтере, только кнопки продвижения бумаги). Протокол обмена фискального регистратора с компьютером открытый, и любой программист может написать программу для работы с ним.

При этом никакой сертификации программного обеспечения компьютера не требуется.

На данный момент существуют сетевые драйвера для фискальных регистраторов, которые позволяют оформлять на одном регистраторе чеки с нескольких рабочих мест. То есть имеется полная аналогия с обычными принтерами, за исключением того, что регистраторы печатают чеки.

     А что у нас на складе?

Успехи в продажах увеличивают товарооборот фирмы, что приводит к увеличению площади складских помещений. Если раньше любой работник склада мог помнить, что и куда он положил, то теперь поиск товара на складе может занимать значительное время. Как этого избежать?

Первое, что можно сделать, это всем полкам на складе присвоить номера, и при оприходовании товара на склад вводить в компьютер помимо данных товара ещё и номер полки, на которой этот товар хранится. В этом случае работник склада будет получать на комплектацию накладную, в которой кроме всего прочего будет указан номер полки, с которой он взял товар. Только надо понимать, что в этом случае любое перемещение товара на складе должно отражаться в компьютере. В противном случае время поиска товара не только не уменьшится, а наоборот увеличится.

Второе, чем можно облегчить работу складскому персоналу, это переносные терминалы сбора данных. На данный момент все производители на упаковки своего товара наносят этикетки, на которых присутствует краткая информацию о товаре, и, самое главное, штрих-код товара. Правда, случаются ситуации, когда этот штрих-код у товаров совпадает, но в этом случае можно отпечатать новую этикетку в момент оприходывания товара и сразу наклеить её, чтобы избежать путаницы. Переносной терминал имеет встроенный сканер штрих-кода, а также экран для отображения алфавитно-цифровой информации. Работнику склада достаточно прочитать штрих-код с упаковки, чтобы на экране увидеть название товара. Особенно это касается верхних полок, до которых тяжело достать без лестницы. К терминалу же можно просто приклеить раздвижную ручку, чтобы можно было легко достать туда, куда глаз человека не доберётся. Также можно не заботится о качественном освещении складских помещений, так как сканер сам подсвечивает штрих-код. Есть и более дешёвый способ. Если пронумеровать в базе данных все товары, то у вас получится простой номер, который можно написать с каждой стороны коробки ярким маркером. Поиск товара в этом случае будет сводиться к поиску коробки с заданным номером.

     А если это колбаса?

Автоматизация учёта штучного товара серьёзных вопросов не вызывает, но что делать с весовым или погонным товаром?

Можно писать на упаковках два числа - код товара и его количество. Программа будет знать, что товар с указанным кодом не имеет смысла без количества, и требовать ввести количество (вес) товара. Однако, если у вас супермаркет, и вы фасуете товар для выноса в торговый зал, то это не очень удобно. Особенно большие проблемы будут на кассе, где вместо одного числа придётся вводить два.

В стандарте штрихового кодирования товара существуют коды, которые определены как весовые, в таких кодах часть цифр представляет собой код товара в базе, а другая часть - вес или количество товара. Поэтому для расфасовки колбасы придётся приобретать электронные весы, которые печатают этикетки с весовыми штрих-кодами. В такие весы перед началом работы загружается справочник товаров, а в конце дня можно снять информацию о количестве напечатанных этикеток. Для погонного товара можно печатать этикетки сразу на компьютере при отмеривании товара нужной длины.

     Супермаркет.

Супермаркет - это иностранное название. Другими словами, это магазин самообслуживания. То есть в торговом зале представлены товары. Покупатель берёт специальную тележку и проходя по торговому залу складывает в неё те товары, которые он хочет купить. Далее он подвозит тележку к кассе и выкладывает её на транспортёр. Кассир подбирает товары с транспортёра и вводит в кассу их коды. Обычно это делается при помощи сканера штрих-кода, но для некоторых товаров можно и вручную.

Для открытия самого простого супермаркета нужно:
- Комплекс этикетирования товара.
На самом деле сейчас на каждый товар наносится штрих-код ещё на заводе, но желательно помимо штрих-кода ещё нанести и цену товара, так как это облегчит покупателям выбор. Комплекс этикетирования - это компьютер с базой данных, а также специальный принтер этикеток.
- Комплекс фасования товара.
Есть два способа продажи весового товара: Первый, это когда весь товар заранее расфасован, и покупатель выбирает из предложенных готовых упаковок. Второй, это когда покупатель набирает весовой товар, а потом его взвешивают или на кассе или на специальных весах. В любом случае нужны или весы с принтером этикеток, или весы, подключаемые к компьютеру или контрольно-кассовой машине.
- Автоматизированное рабочее место кассира.
Это компьютер с фискальным регистратором или POS-комплекс обязательно оборудованный сканером штрих-кода.

Ещё желательно рабочее место товароведа, чтобы он мог отслеживать ассортимент продаваемого товара, а также сроки хранения и реализации. Если этого сразу не запланировать, то может получиться так, что в торговом зале будет лежать и портиться товар с истекшим сроком годности, а нужного каждому покупателю просто не будет в наличии. Также надо понимать, что качество товаров в магазине, а также его популярность, в большей степени зависят именно от грамотной работы товароведа, а не от качества витрин и безотказности закупленного оборудования.

Усушка, утряска.

При любой торговле есть убытки, связанные с товарами ненадлежащего качества, которые в итоге приходится списывать и утилизировать. Некоторые товары имеют повреждённую упаковку, что приводит к потере товарного вида, а, следовательно, требует понижения цены. Однако основной проблемой больших торговых компаний остаётся воровство клиентов и сотрудников. Для решения проблем воровства клиентами, придумано достаточно много. Предлагается устанавливать в торговом зале камеры видеонаблюдения, чтобы отмечать тот момент, когда покупатель решит прикарманить товар. Можно применять антикражные системы, но если покупатель заранее договорился с кассиром или продавцом, то это не поможет. Поэтому, видеонаблюдение должно быть и за кассиром, и за фасовщиками товара обязательно. Кассир может просто забыть просканировать товар, а фасовщик сначала взвесить товар, а потом доложить его в упаковку и приклеить ценник от меньшего количества. При этом покупателю, выносящему товар, может быть предъявлено обвинение в воровстве, работника же магазина можно обвинить только в халатности.

Сопряжение системы видеонаблюдения с программой автоматизированного рабочего места кассира позволит проследить работу кассира по чекам и поймать тот момент, когда кассир допустил ошибку. В этом случае кассир несёт материальную ответственность, и ни у кого не создаётся сомнения, за что именно. Только надо не подозревать сотрудников, а чётко фиксировать нарушения и накладывать санкции, чтобы сотрудники понимали, в чём они провинились.

Бухгалтерия.

Имея результаты продаж в электронном виде их без труда можно загрузить в любую бухгалтерскую программу, если вообще бухгалтерские отчёты не входят в саму программу автоматизации торгового предприятия.

Способов автоматизации торговли существует множество. Мы всегда рады помочь Вам выбрать необходимое именно Вам решение. Помните, что отказ от автоматизации на ранней стадии может привести к тому, что вы вообще не дойдёте до следующей стадии развития вашего бизнеса.

Чем различаются режимы "Online", "Offline" и "Чековый online"?

Основное отличие данных режимов заключается в организации взаимодействия ПК и ККМ. Вся нижеприведенная информация относится исключительно к ККМ линии АМС и ККМ Касби-02.

 

Режим "Online"

При использовании данного режима несколько ККМ подключаются к одному ПК. На ПК устанавливается ПО, в основные задачи которого входит следующее:
- хранение БД товаров (цены, наименования, остаток и т.п.)
- обработка запросов от ККМ (запрос реквизитов товара по коду или штриховому коду)
- регистрация событий, происходящих на ККМ (добавление покупки в чековый буфер ККМ, вывод чека, сброс чека и т.д.)

Кассир, при использовании режима "Online", работает на ККМ и производит продажу по коду (ШК) товара. При наборе кассиром кода товара на клавиатуре ККМ или при считывании штрихового кода товара при помощи сканера ШК в ККМ выставляется событие запроса товара по коду. Серверное ПО при опросе ККМ, включенных в ККС (компьютерно-кассовую сеть), обрабатывает это событие, т.е. производит поиск в БД товара с запрошенным кодом/ШК и передает ККМ информацию о запрошенном товаре (цена, наименование и т.п.). После вывода/сброса чека на ККМ ПК регистрирует данное событие, и сохраняет информацию о чеке и входящих в него товарах.

Плюсы:
- практически неограниченная база товаров;
- возможность оперативного обновления реквизитов товаров и их остатков;
- гибкая настройка логики работы ПО, обслуживающего ККС.

Минусы:
- Работа всей сети зависит от ПК. При остановке ПК (сбой, зависание) происходит остановка всей системы.

 

Режим "Offline"

Данный режим работы подразумевает использование оборудования, позволяющего хранить базу товаров, по запросу от ККМ сообщать ей реквизиты запрошенного товара и регистрировать производимые на ККМ продажи. При использовании ККМ возможно использование приборов РШК или внутренней базы товаров ККМ.

Перед началом работы производится загрузка номенклатуры товаров с ПК в приборы РШК (или ККМ). Кассир работает на ККМ и производит продажу по штрих-коду (ШК) товара. По окончании смены (или в любой другой момент времени) производится считывание из приборов результатов продаж, которые обрабатываются используемой программой учёта.

Плюсы:
- Во время работы нет необходимости в постоянном подключении к ПК (возможно использование приборов в удаленных точках, где установка ПК невозможна или не выгодна);
- все приборы РШК имеют энергонезависимую память и могут переноситься от ККМ к удаленному ПК без потери хранимой информации;
- стабильность работы системы не зависит от ПК.

Минусы:
- ограниченный размер базы товаров (размер базы зависит от модели РШК или ККМ, имеющей встроенную базу товаров);
- контроль результатов продаж ведется не в реальном масштабе времени;
- учет ведется накопительным итогом, без осуществления контроля остатков товара.


Режим "Чековый Online"

При использовании данного режима кассир, работая на ПК, формирует список отобранных для продажи товаров и указывает реквизиты чека (признак возврата, наличные, значение скидки/надбавки и т.п.), После чего нажатием предопределенных клавиш на клавиатуре ККМ кассир инициирует вывод чека.

Преимущества данного режима определяются реализацией ПО автоматизированного рабочего места кассира.

Минусы:
- относительно высокая, по сравнению с другими режимами работы, стоимость рабочего места (связана с необходимостью использования ПК на каждом рабочем месте);
- необходимость обучения кассиров навыкам работы с ПК и ККМ.

Материал подготовлен с использованием статьи компании ЦТО ККМ ООО "Счёт-Сервис", г. Рязань и материалов сайта www.vtsoft.ru.